Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử (e-Invoice) đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tăng hiệu quả quản lý và tuân thủ các quy định pháp luật. Tại Việt Nam, với các quy định mới như Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc áp dụng e-Invoice không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Hãy cùng FTS khám phá những lợi ích của e-Invoice trong việc tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp và cách FTS E-Invoice có thể hỗ trợ bạn trong hành trình này!
1. Giảm Chi Phí In Ấn, Lưu Trữ Và Quản Lý Hóa Đơn Một Cách Đáng Kể
Một trong những lợi ích nổi bật nhất khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử chính là khả năng tiết kiệm đáng kể các chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ và quản lý hóa đơn. Trước đây, khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải chi tiêu một khoản không nhỏ cho việc in ấn, từ giấy, mực in, đến các thiết bị in ấn chuyên dụng.
Chưa kể, hóa đơn giấy còn đòi hỏi không gian lưu trữ lớn, từ tủ hồ sơ trong văn phòng đến kho lưu trữ bên ngoài, kéo theo chi phí bảo trì, quản lý và thậm chí là nguy cơ mất mát, hư hỏng do thời gian hoặc các yếu tố môi trường. Với e-Invoice, tất cả những vấn đề này đều được giải quyết triệt để. Hóa đơn được tạo và lưu trữ dưới dạng điện tử trên hệ thống đám mây, giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn và không gian lưu trữ vật lý.
Theo ước tính, một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm từ 50 đến 70% chi phí in ấn và lưu trữ mỗi năm khi chuyển sang sử dụng e-Invoice. Hơn nữa, việc lưu trữ trên đám mây không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo an toàn dữ liệu, dễ dàng truy xuất khi cần thiết, đặc biệt trong các đợt kiểm tra từ Cơ quan Thuế.
2. Tăng Hiệu Quả Quản Lý Và Giảm Chi Phí Vận Hành Nhờ Tự Động Hóa Quy Trình
Hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trực tiếp mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, từ đó giảm đáng kể chi phí vận hành. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình từ lập hóa đơn, phát hành, gửi lên Cơ quan Thuế, đến gửi cho khách hàng chỉ trong vài giây.
Trước đây, việc xử lý hóa đơn giấy thường mất hàng giờ, thậm chí hàng ngày, để hoàn thành các bước như in ấn, đóng gói, gửi đi và lưu trữ. Giờ đây, với e-Invoice, thời gian xử lý được rút ngắn xuống chỉ còn vài phút, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự và thời gian một cách đáng kể. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn hỗ trợ xác thực hóa đơn hàng loạt và tra cứu thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, giúp doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến việc kiểm tra và đối chiếu thủ công. Một lợi ích quan trọng khác là khả năng giảm thiểu sai sót.
Hóa đơn giấy thường dễ xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu hoặc gửi đi, dẫn đến chi phí xử lý lỗi như lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh, hoặc thậm chí là các khoản phạt từ Cơ quan Thuế. E-Invoice tự động kiểm tra và cảnh báo sai sót, giúp doanh nghiệp tránh được những chi phí không đáng có này. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm tới 60-80% thời gian xử lý hóa đơn, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
3. Đảm Bảo Tuân Thủ Pháp Luật, Tránh Chi Phí Phạt Và Rủi Ro Pháp Lý
Tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp hoạt động ổn định và tránh các rủi ro pháp lý. Hóa đơn điện tử, đặc biệt với giải pháp FTS E-Invoice, được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các quy định hiện hành tại Việt Nam, bao gồm Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Quyết định 1450/QĐ-TCT. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp không vi phạm các quy định về thời điểm lập hóa đơn, gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế, hay lưu trữ dữ liệu.
E-Invoice còn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các tình huống phát sinh, như lập và gửi thông báo hóa đơn sai sót lên Cơ quan Thuế, xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh, giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng các vấn đề mà không bị phạt. Hơn nữa, việc lưu trữ hóa đơn trên hệ thống đám mây đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết, đặc biệt trong các đợt kiểm tra từ Cơ quan Thuế, tránh nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng như hóa đơn giấy. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các vi phạm về hóa đơn có thể dẫn đến mức phạt từ 4 đến 8 triệu đồng cho mỗi lần vi phạm. Bằng cách sử dụng e-Invoice, doanh nghiệp có thể tránh được các khoản phạt này, đồng thời giảm chi phí liên quan đến kiểm tra thuế và rủi ro pháp lý, từ đó tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.
4. Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng Và Giảm Chi Phí Hỗ Trợ
Hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cải thiện đáng kể trải nghiệm của khách hàng, từ đó giúp giảm chi phí hỗ trợ và tăng sự hài lòng. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn qua email cho khách hàng ngay sau khi phát hành, giúp khách hàng nhận hóa đơn nhanh chóng mà không cần chờ đợi như khi sử dụng hóa đơn giấy.
Khách hàng cũng có thể dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn thông qua hệ thống của e-Invoice, giảm nhu cầu liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của doanh nghiệp. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí nhân sự cho bộ phận chăm sóc khách hàng mà còn tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài. Hơn nữa, hóa đơn điện tử được thiết kế chuyên nghiệp, dễ đọc, và có thể tùy chỉnh theo thương hiệu của doanh nghiệp, giúp nâng cao hình ảnh và uy tín trong mắt khách hàng.
Một khách hàng hài lòng sẽ có xu hướng quay lại và giới thiệu doanh nghiệp cho người khác, từ đó giảm chi phí tìm kiếm khách hàng mới và tăng doanh thu bền vững.
5. Tích Hợp Với Hệ Thống Kế Toán – Tối Ưu Hóa Chi Phí Quản Lý Tài Chính
Một trong những lợi ích nổi bật của e-Invoice là khả năng tích hợp với các hệ thống kế toán, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí quản lý tài chính một cách hiệu quả.
FTS E-Invoice được tích hợp trực tiếp với Phần mềm kế toán FTS, cho phép doanh nghiệp lập hóa đơn ngay trên chứng từ kế toán và bán hàng, đồng bộ dữ liệu một cách mượt mà và chính xác. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn nhu cầu nhập liệu thủ công, vốn tốn kém thời gian và dễ xảy ra sai sót. Hóa đơn điện tử được ghi nhận tự động vào sổ sách kế toán, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự cho việc đối chiếu số liệu và lập báo cáo tài chính.
Ngoài ra, dữ liệu từ e-Invoice có thể được sử dụng để phân tích doanh thu, chi phí, và dòng tiền, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính chính xác hơn. Nhờ tích hợp thông minh này, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí nhập liệu và đối chiếu mà còn tăng độ chính xác trong quản lý tài chính, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động.
6. Hỗ Trợ Chuyển Đổi Số – Giảm Chi Phí Đầu Tư Dài Hạn Một Cách Bền Vững
Hóa đơn điện tử không chỉ là một công cụ quản lý hóa đơn mà còn là một phần quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp giảm chi phí đầu tư dài hạn một cách bền vững. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử mà không cần đầu tư lớn vào hệ thống mới. Phần mềm hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn giấy, lập và phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định, giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với các yêu cầu pháp luật mà không tốn nhiều chi phí ban đầu.
Hơn nữa, E-Invoice sử dụng công nghệ đám mây và AI để tự động hóa quy trình, giảm chi phí đầu tư vào phần cứng và bảo trì hệ thống.
Một điểm nổi bật khác là khả năng mở rộng của phần mềm. Khi quy mô doanh nghiệp tăng trưởng, E-Invoice có thể dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu mới, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nâng cấp trong tương lai. Nhờ đó, e-Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ngay từ đầu mà còn hỗ trợ chuyển đổi số một cách hiệu quả và bền vững, mang lại giá trị lâu dài.
7. FTS E-Invoice – Giải Pháp Tối Ưu Hóa Chi Phí Chuyên Nghiệp Cho Doanh Nghiệp
Với những lợi ích vượt trội mà hóa đơn điện tử mang lại, FTS E-Invoice chính là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả quản lý.
Được thiết kế để tích hợp mượt mà với Phần mềm kế toán FTS, FTS E-Invoice cho phép doanh nghiệp lập, phát hành, và gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế chỉ trong vài giây, đồng thời hỗ trợ gửi email hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng.
Phần mềm còn cung cấp các tính năng chuyên sâu như xác thực hóa đơn hàng loạt, xử lý hóa đơn sai sót, xuất hóa đơn thay thế/điều chỉnh, và lập bảng tổng hợp hóa đơn gửi Cơ quan Thuế, đảm bảo mọi quy trình đều được thực hiện chính xác và tuân thủ pháp luật.
FTS cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, mang đến giải pháp e-Invoice thông minh, tiết kiệm và hiệu quả. Hãy để FTS E-Invoice giúp bạn biến việc quản lý hóa đơn trở thành một trải nghiệm dễ dàng và tiết kiệm hơn bao giờ hết.
Liên hệ ngay với FTS tại fts.com.vn/lien-he để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm FTS E-Invoice ngay hôm nay!
